Задачи в alfaCRM

Отображение в виде доски

В нем отображаются только открытые задачи:

- «Просроченные» - истекла дата выполнения задачи;

- «На сегодня»;

- «На завтра»;

- «Бессрочные» - дата выполнения задачи не указана.

Можно переключаться между вкладками:

- «Текущие»;

- «Я – исполнитель» - вы указаны в поле «Исполнитель» в карточке задачи;

- «Я – автор» - вы добавили задачу в систему.

Можно настроить сортировку:

- «Вручную» - карточку задачи можно будет перемещать вверх/вниз по столбцу или из одного столбца в другой, захватив левой кнопкой мыши;

- по «Дате выполнения» - дата указывается в поле «Когда исполнить» в карточке задачи;

- по «Дате создания» - дата добавления задачи в систему, отображается во вкладке «История изменений» в карточке задачи;

- «По алфавиту» - первая буква в тексте задачи;

- «По приоритету» - приоритет задаче можно задать в ее карточке в разделе «Дополнительные опции».

Отображение в виде таблицы
В нем списком указаны все задачи.

Можно переключаться между вкладками:

- «Открыто»;

- «Выполнено» - все выполненные задачи;

- «Архив» - все архивные задачи.

Через «Настройку полей» можно вывести или скрыть столбцы в таблице. Для сортировки задач по значению в столбце нажмите на его название.

Для фильтрации задач нажмите на кнопку «Фильтр» в верхнем правом углу, выберите нужные параметры и нажмите «Применить».

Примененный фильтр можно сохранить, нажав «сохранить», и далее можно будет быстро выбрать сохраненный фильтр, нажав на стрелочку на кнопке "Фильтр". Фильтр может быть "Частным" (для пользователя, который его добавил) или "Публичным" (для всех пользователей).

Или в настройках системы (знак гаечного ключа в верхней части экрана) в разделе «Автодействия и рассылки» кнопку «Шаблоны задач».

Нажимаем «+Добавить».

В поле «Название» указываем название шаблона, которое будет отображаться при выборе.

В поле «Текст задачи» указываем текст, который будет подгружаться в карточку задачи.

В поле «Исполнитель» можно выбрать сотрудников, на которых будет ставиться задача.

В поле «Срок исполн, дней» можно указать количество дней, через которое задачу нужно будет исполнить. Чтобы задача поставилась на сегодня, укажите "0".

В поле «Филиалы» отмечаем галочкой филиалы, в которых шаблон будет отображаться для выбора.

Нажимаем «Сохранить».

Шаблоны задач можно сортировать, зажав левой кнопкой мыши и перетащив, отключать, нажав на зеленый бегунок, редактировать, нажав на карандаш, и удалять, нажав на красную корзину.

Первая строка в тексте будет отображаться в названии задачи. Последующие четыре строки будут видны в отображении в виде доски.

Для добавления подзадач в тексте можно указать [ ], тогда при выполнении задачи можно будет ставить галочки о выполнении подпунктов.

3. В поле «Исполнитель» выбираем исполнителей задачи (выпадает список сотрудников, у которых есть доступ в систему). Исполнителей у задачи может быть несколько или не быть совсем.

4. В поле «Когда исполнить» указываем время и дату выполнения задачи. Дату можно не указывать, тогда задача будет бессрочной.

5. К задаче можно привязать клиента, группу или юр.лицо. В поле «Клиент(ы)» можно ввести ФИО клиента и выбрать из списка, в поле «Группа» можно выбрать группу, в поле «Компания» - юр.лицо. Задачу можно поставить сразу на несколько клиентов или групп. Так, из карточки задачи можно будет быстро перейти в карточку клиента, группы или юр.лица.

6. В разделе «Дополнительные опции» можно нажать «показать», раскроются дополнительные параметры.

Задаче можно задать приоритет (Низкий, Нормальный, Высокий) или оставить «Не выбран». По приоритету задачи можно будет фильтровать или сортировать.

Можно поставить галочку «Разрешить уведомления об изменениях в задаче», при изменении и добавлении задачи на почту автору и исполнителям будет приходить письмо. Такие задачи отображаются со

значком конверта.

Задачу можно сделать приватной, поставив галочку «Разрешить доступ только для исполнителя», тогда задача будет видна только исполнителям и автору. Такие задачи отображаются со значком замочка.

В разделе «Филиалы» можно поставить галочки филиалов, в которых будет отображаться задача, таким образом, задачу можно поставить сразу на несколько филиалов.

7. Нажимаем «Сохранить».

Можно отменить выполнение задачи, изменив ее статус.

Можно нажать на название задачи, откроется ее карточка, можно указать комментарий по выполнению во вкладке "Комментарии" и проставить чек-боксы выполнения подпунктов. Задачи с комментариями отображаются со значком облака.

К задаче можно прикрепить файл, просматривать и скачивать прикрепленные файлы сотрудников.

Нажмем "+добавить".

В тексте задачи напишем, например, "Оплатить налоги".

В поле "Исполнитель" укажем сотрудника или сотрудников, на которых будет ставиться задача.

В поле "Дата и время задачи" укажем дату, с которой начнут создаваться задачи, и при необходимости время исполнения.

В поле "Частота повторений" выберем, задача будет повторяться каждый день, неделю или месяц.

Также можно настроить, чтобы задача создавалась, например, каждый второй день, неделю или месяц.

Если выбрали "неделю", то нужно указать, в какие дни будет планироваться задача.

Если "месяц", то отметим галочками даты, на которые будет ставиться задача.

В поле "Повторять" выберем, задачи будут создаваться бесконечно, до определенной даты или указанное количество раз.

Ниже задачу можно привязать к клиентам, группам или юр.лицу.

Далее можно раскрыть дополнительные опции.

При необходимости задать приоритет, включить уведомления об изменениях в задачах, сделать задачи приватными, привязать к нескольким филиалам.

Готово! Теперь каждое 14 число до 31.12.2022 на Екатерину Орлову будет ставиться задача.

Задача будет создаваться за неделю до даты исполнения.

Чтобы у сотрудников был доступ к работе с повторяющимися задачами, в настройке их роли должна быть активна галочка, показанная на скриншоте: